1. Conferma prenotazione

La prenotazione dell’evento, delle camere e degli eventuali servizi accessori si considera confermata esclusivamente con:

• Accettazione dell’offerta economica
• Versamento della caparra confirmatoria prevista

L’accettazione dell’offerta comporta automaticamente l’integrale accettazione dei presenti Termini e Condizioni.

2. Caparra confirmatoria e pagamenti

Per la conferma dell’evento è richiesta una caparra confirmatoria non rimborsabile pari all’importo indicato nell’offerta.

Salvo diversi accordi scritti:

• Il saldo finale dovrà essere effettuato esclusivamente tramite bonifico bancario
• Il pagamento dovrà risultare accreditato almeno 7 giorni prima dell’evento

In mancanza del saldo entro i termini previsti, K SRL si riserva il diritto di:

• Sospendere l’accesso alla location
• Impedire l’ingresso ai fornitori esterni
• Sospendere allestimenti e preparativi
• Annullare l’evento senza obbligo di rimborso
• I pagamenti tramite carta di credito o altri strumenti elettronici potranno essere rifiutati a discrezione della struttura

3. Prezzi e IVA

Tutti i prezzi si intendono espressi in Euro oltre IVA, salvo ove diversamente specificato.

L’IVA applicata sarà quella prevista dalla normativa vigente alla data di fatturazione.

4. Numero ospiti

Il numero definitivo degli ospiti dovrà essere comunicato entro 14 giorni dall’evento.

Dopo tale termine:

• Non saranno accettate riduzioni
• Eventuali aumenti saranno soggetti a disponibilità e approvazione

Il numero comunicato verrà considerato come minimo garantito e fatturabile.

5. Preventivi, modifiche e richieste integrative

L’offerta iniziale comprende:

• Massimo 2 revisioni/modifiche del preventivo
• Massimo 2 e-mail integrative per chiarimenti organizzativi

Ulteriori richieste, modifiche, variazioni sostanziali, continui cambi di programma, attività organizzative straordinarie o richieste particolarmente articolate potranno comportare l’applicazione di costi aggiuntivi di gestione e consulenza.

K SRL si riserva il diritto di applicare addebiti ulteriori in caso di:

• Richieste ripetitive o eccessive
• Modifiche continue dopo l’approvazione del preventivo
• Richieste operative particolarmente complesse
• Numerose call, sopralluoghi o attività di coordinamento
• Gestione straordinaria di fornitori
• Elevato volume di comunicazioni
• Richieste organizzative che comportino un significativo impiego aggiuntivo di tempo e personale

Tali costi potranno essere applicati, in particolare, in presenza di wedding planner, agenzie o coordinatori esterni con richieste ritenute eccessive o sproporzionate rispetto alla normale gestione dell’evento.

Le fee di gestione potranno partire da € 150,00 + IVA per ogni ulteriore revisione, sessione organizzativa o blocco di comunicazioni aggiuntive, salvo maggiori importi proporzionati al carico operativo effettivamente generato.

6. Wedding planner e fornitori esterni

La struttura collabora volentieri con wedding planner e fornitori esterni previamente autorizzati.

Tuttavia:

• Tutte le comunicazioni dovranno essere organizzate e ragionevoli
• Le richieste dovranno essere consolidate ove possibile
• La struttura non sarà responsabile di inefficienze organizzative di soggetti terzi

In presenza di richieste eccessive, continue interferenze operative, numerose riunioni, sopralluoghi, chiamate, richieste tecniche o attività straordinarie di coordinamento, la struttura si riserva il diritto di applicare costi aggiuntivi di gestione.

La struttura si riserva inoltre il diritto di limitare le comunicazioni ai referenti specificamente designati.

7. Orari evento e ore extra

L’utilizzo della location è consentito esclusivamente negli orari indicati nell’offerta.

Eventuali ore aggiuntive saranno soggette a disponibilità e potranno comportare costi supplementari da quantificarsi in base:

• Alla tipologia di servizio richiesto
• Al personale coinvolto
• All’impatto operativo generato dall’estensione dell’evento

8. Musica e limiti acustici

La musica all’esterno dovrà rispettare i limiti previsti dalla normativa vigente e dalle eventuali disposizioni comunali o delle autorità competenti.

La struttura potrà richiedere in qualsiasi momento l’abbassamento del volume o l’interruzione della musica in caso di necessità, controlli, segnalazioni o obblighi normativi.

Nessun rimborso sarà dovuto per eventuali limitazioni imposte dalle autorità.

9. Responsabilità per danni

Il cliente sarà responsabile per eventuali danni causati da:

• Ospiti
• Wedding planner
• Fornitori
• Collaboratori
• Soggetti collegati all’evento

Eventuali costi di ripristino, pulizia straordinaria, sostituzione o riparazione saranno integralmente addebitati.

10. Forza maggiore

K SRL non sarà responsabile per limitazioni, ritardi o impossibilità derivanti da cause di forza maggiore.

11. Annullamento evento

La caparra confirmatoria è strettamente non rimborsabile.

In caso di annullamento dell’evento:

• Gli importi già versati resteranno acquisiti
• Eventuali costi già sostenuti dalla struttura dovranno essere integralmente rimborsati dal cliente

12. Spostamento data

L’evento potrà essere posticipato esclusivamente se:

• Richiesto almeno 12 mesi prima della data prevista
• Compatibilmente con la disponibilità della struttura
• Con accettazione degli eventuali aggiornamenti tariffari

Le richieste effettuate con meno di 12 mesi di preavviso potranno comportare la perdita integrale degli importi versati.

13. Utilizzo immagini

La struttura si riserva il diritto di utilizzare fotografie e video dell’evento a fini promozionali, salvo esplicita opposizione scritta comunicata prima dell’evento.

14. Foro competente

Per qualsiasi controversia sarà competente in via esclusiva il Foro di Verona.

15. Organizzazione dell’evento, Wedding Plan e rispetto degli orari

Il Cliente si impegna a compilare e trasmettere integralmente il Wedding Plan, i questionari organizzativi e tutta la documentazione richiesta dalla struttura entro e non oltre 15 giorni prima della data dell’evento.

La mancata trasmissione delle informazioni richieste entro i termini stabiliti potrà comportare limitazioni operative e organizzative per le quali K SRL non potrà essere ritenuta responsabile.

L’orario di conclusione dell’evento indicato nell’offerta e/o nel Wedding Plan è da considerarsi tassativo e vincolante.

Salvo preventiva autorizzazione scritta della struttura concessa nei giorni precedenti all’evento, non sarà possibile richiedere proroghe durante lo svolgimento dell’evento stesso.

All’orario di termine previsto:

* la musica dovrà essere immediatamente interrotta;
* il servizio dovrà cessare;
* gli ospiti dovranno lasciare gli spazi destinati all’evento e al party;
* eventuali fornitori dovranno avviare le operazioni di smontaggio secondo le indicazioni della struttura.

Qualora, per qualsiasi motivo imputabile al Cliente, ai suoi ospiti, ai fornitori o ai coordinatori dell’evento, gli spazi risultassero ancora occupati oltre l’orario contrattualmente previsto, sarà applicata una penale forfettaria immediata di € 1.000,00 oltre IVA.

Tale penale è da intendersi aggiuntiva e non sostitutiva rispetto ad eventuali ulteriori danni, costi di personale, interventi di sicurezza, pulizie straordinarie, risarcimenti o altri oneri sostenuti dalla struttura, che resteranno integralmente a carico del Cliente.

La struttura si riserva inoltre il diritto di interrompere qualsiasi servizio e richiedere l’immediato sgombero degli spazi al raggiungimento dell’orario di chiusura previsto.

16. È vietato introdurre e consumare alimenti e bevande provenienti dall’esterno della struttura.

In caso di violazione, la struttura si riserva il diritto di interrompere il servizio, richiedere l’immediata rimozione dei prodotti e applicare eventuali addebiti per gestione, pulizia, smaltimento rifiuti e mancato guadagno.

 

K SRL
Via Morsella, 16
37010 Pastrengo (VR)

C.F./P. IVA: 04834960231